PERSONDATAPOLITIK

2. Behandling af persondata og formål

Acumen behandler personoplysninger om dig, når du retter henvendelse til os via mail, brev, hjemmeside, sociale medier og i forbindelse med medlemskab, deltagelse i arrangementer, indkøb eller opfyldelse af kontrakter og aftaler. Derudover behandler vi personoplysninger om dig, hvis du er ansøger til ledige stillinger, er ansat, praktikant, medlem af repræsentantskabet eller bestyrelsen.

De personoplysninger, du indsender til os, digitalt eller i papirform, bliver behandlet af vores personale alt efter formål og relevans. Dine personlige oplysninger bliver således behandlet og opbevaret fortroligt og forsvarligt, og kun de relevante medarbejdere har adgang til dine personoplysninger og eventuelle filer. Vi sletter dine personoplysninger, når det ikke længere er nødvendigt at behandle dem.

Som udgangspunkt behandler vi kun almindelige personoplysninger, undtaget herfra er ansatte og medlemmer af bestyrelsen hvor vi også behandler fortrolige oplysninger (CPR-nummer), og hvis det er relevant, følsomme oplysninger i form af evt. helbredserklæringer.

2.1 Ansøgere og ansatte

Med fremsendelsen af din ansøgning til os giver du samtykke til, at vi må behandle de personoplysninger, vi har modtaget fra dig. Du kan til enhver tid trække dette samtykke tilbage ved at sende en mail til os med besked om, at du trækker dit samtykke og dermed også din ansøgning tilbage. Hvis din ansøgning ikke fører til ansættelse hos os, sletter vi personoplysningerne om dig senest efter 6 måneder.

Hvis du er eller bliver ansat i Acumen, opbevarer vi din ansøgning og dermed dine persondata til brug i den videre ansættelsesproces. I den forbindelse beder vi dig opgive dit CPR-nummer til brug ved oprettelse i vores IT-systemer, og i forbindelse med lønudbetaling, kontakt med pensions- og forsikringsselskab, kommune og lignende. Vi beder dig oplyse navn og kontaktoplysninger på dine nærmeste pårørende, som vi naturligvis kun vil kontakte i nødstilfælde.

2.2 Deltager på arrangementer

I forbindelse med tilmelding til et eller flere af vore arrangementer, afgiver du samtykke til, at vi må behandle dine personoplysninger. Oplysningerne deles med undervisere og facilitatorer på det specifikke arrangement.

På kurser og arrangementer sker det, at vi tager billeder og video til brug på hjemmesiden, i trykt materiale, på sociale medier eller anden markedsføring.

Ønsker du ikke, at der tages fotos/video af dig til de nævnte formål, skal du give besked herom til fotografen eller den ansvarlige på stedet.

2.3 Kunder, abonnenter eller prøveabonnenter

Når der oprettes et prøveabonnement eller købes et abonnement til en af Acumens portaler, behandler vi bl.a. oplysninger om navn, e-mail, telefonnummer, institution, UNI-login, stillingsbetegnelse og firmaadresse på den eller de personer, der tager kontakt til os.

Vi bruger dine personoplysninger til at opfylde forpligtelserne i vores aftaleforhold med dig/din virksomhed.

Vi bruger dem også til at forbedre vores tjenesteydelser og til at kunne målrette vores budskaber til dig og din virksomhed, herunder målrette reklamer og indhold til dig/din virksomhed.

Vi gemmer dine personoplysninger så længe vi har et aktivt aftaleforhold med dig/din virksomhed.

Når aftaleforholdet er ophørt, gemmer vi dine personoplysninger så længe vi er forpligtet hertil efter lovgivning, herunder regnskabslovgivningen.

I enkelte tilfælde vil vi desuden indsamle og behandle andre personoplysninger, i forbindelse med at der sker løbende kommunikation gennem parterne.

2.4 Leverandører og andre samarbejdspartnere

I Acumen anvender vi en række leverandører og samarbejdspartnere til forskellige formål.

For at vi kan opfylde vores betalingsforpligtelser og modtage vores ydelser i henhold til de forskellige aftaler, indsamler og behandler vi en række personoplysninger om medarbejdere hos disse leverandører og samarbejdspartnere.

Vi behandler i den forbindelse oplysninger om navn, telefonnummer, e-mail, stillingsbetegnelse og arbejdsplads.

I enkelte tilfælde indsamler og behandler vi andre personoplysninger i forbindelse med, at der sker løbende kommunikation gennem parterne.

2.5 Kontakt via mail, hjemmeside og sociale medier

Kunder, leverandører og samarbejdspartnere har mulighed for at kontakte os gennem forskellige kanaler. Formålet med henvendelserne varierer meget, men sker oftest på i forbindelse med forespørgsler på ydelser eller afklaringer i forbindelse med kunde/leverandørforhold.

Når du kontakter os, indsamler og behandler vi personoplysninger om dig. Det vil typisk være navn, telefonnummer og e-mail, men vi vil også gemme de oplysninger, der er indeholdt i den besked, du sender til os.

2.6 Nyhedsbrevsmodtagere

Ved tilmelding til vores nyhedsbrev giver du samtykke til at vi må behandle dine personoplysninger og sende dig nyhedsmails. Du kan altid afmelde dig nyhedsbrevet via ”afmeld-funktionen” i bunden af nyhedsbrevet.

Når du sender oplysninger via formularer fra vores hjemmeside, foregår dette via en sikker forbindelse (SSL-kryptering).

3. Videregivelse af persondata

I forbindelse med opfyldelse af kundeaftaler/kontrakter kan der være behov for, at tredjemand benytter dine personoplysninger for at kunne levere de ydelser, som du har bestilt. Der kan dog være forretningspartnere, der har brug for dine personoplysninger for at kunne udføre bestemte transaktioner, f.eks. fragt, reparationer, installationer, kredittjek og betalingsservice.

Data behandles også af vore databehandlere i forbindelse med drift af it-systemer og tilknyttede ydelser.

Derudover videregiver vi kun personoplysninger til tredjemand, herunder offentlige myndigheder, hvis du udtrykkeligt har givet samtykke til det, eller vi har en lovpligtig forpligtigelse til det – eks. i forbindelse med lønudbetaling til ansatte.